Privacyverklaring stad Tienen

Bescherming van persoonsgegevens
Tot wie kan je je richten met vragen?
Minderjarigen
Welke persoonsgegevens verwerken we en voor welke doeleinden?
Rechtsgrond voor de verwerking van je gegevens
Welke personen of categorieën van personen kunnen je gegevens ‘ontvangen’ (inkijken, aanpassen, beheren)?
Gegevensdeling met derden
Hoe worden je persoonsgegevens ingezameld?
Beveiliging van de gegevens
Hoe lang worden je gegevens bewaard?
Archivering
Wat zijn je rechten?
Cookiebeleid

1. Bescherming van persoonsgegevens

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met passende zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg over hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van de stad Tienen.

Dit betekent dat wij:

persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming wanneer deze nodig is;
passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
de rechten omtrent persoonsgegevens respecteren.

Voor definities van de in deze tekst gebruikte begrippen zoals 'Persoonsgegevens', 'verwerken', 'verwerkingsverantwoordelijke', enz. verwijzen wij naar de AVG: Inhoudsopgaaf EU algemene verordening gegevensbescherming (EU-AVG). Privacy/Privazy according to plan. (privacy-regulation.eu)

2. Tot wie kun je je richten met vragen?

Het stadsbestuur (Grote Markt 27, 3300 Tienen) is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle activiteiten van haar diensten. De OCMW-dienstverlening, het woonzorgcentrum en de openbare bibliotheek vallen hier ook onder. De individuele ambtenaar die jouw persoonsgegevens verwerkt, wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kan je terecht bij de algemeen directeur via het e-mailadres algemeen.directeur@tienen.be, en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres gdpr@tienen.be.

3. Minderjarigen

Indien je jonger bent dan 13 jaar, raden wij aan, vooraleer je je persoonsgegevens aan ons bezorgt, om:

deze privacyverklaring samen met je ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) aandachtig te lezen;
de toestemming van je ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) te vragen voor jouw (online) activiteiten op onze website of wanneer je een beroep doet op onze diensten of producten.

Wij vragen aan jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) om:

betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op onze website en/of onze aangeboden diensten of producten;
expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan ons bestuur;
expliciete toestemming te geven bij de aankoop van aangeboden diensten of producten.

4. Welke persoonsgegevens verwerken we en voor welke doeleinden?

De stad Tienen verwerkt je persoonsgegevens om de dienstverlening van de stad, het OCMW, de bibliotheek of het woonzorgcentrum te kunnen uitvoeren.

De stad verwerkt je gegevens niet voor commerciële doeleinden. Evenmin gebruikt de stad je gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat jij hiervoor je toestemming geeft.

Het is mogelijk dat je gegevens worden verwerkt via automatische besluitvorming. Dit gebeurt dan enkel in het kader van goedgekeurde wetgeving/gemeentelijke reglementen. Een voorbeeld hiervan is het toekennen van een sociale premie aan de hand van jouw inkomen.

Camerabewaking

Ons bestuur voorziet camerabewaking op het openbaar domein en aan onze gebouwen. Alle camera’s voldoen aan de vereisten zoals opgenomen in de huidige Camerawet van 2018. De camera’s zijn officieel aangegeven bij de politie als camera’s op een publiek toegankelijke besloten plaats. Deze bewakingscamera’s hebben tot doel om de stedelijke eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken, de naleving van het GAS-reglement te controleren en de openbare orde te handhaven.

De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Wanneer je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je gefilmd wordt, daarbij worden dan ook jouw persoonsgegevens verwerkt.

Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.

Mijn Burgerprofiel

Onze website is geïntegreerd met ‘Mijn Burgerprofiel’. Dit is een toepassing die werd ontwikkeld en wordt beheerd door Digitaal Vlaanderen. Dit is een intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid. De bedoeling van Mijn Burgerprofiel is om bestaande informatie die de overheid over jou heeft, te tonen op een eenvoudige manier. Door deze informatie voor je te bundelen zet de Vlaamse overheid in op een transparante en overzichtelijke overheid, dit over de verschillende overheidsniveaus heen.

Indien je gebruik maakt van Mijn Burgerprofiel worden je persoonsgegevens daarbij verwerkt. Voor meer concrete informatie hierover kan je terecht op de privacypagina van Mijn Burgerprofiel.

E-loket

Officiële documenten, aangevraagd via het e-loket, worden enkel afgeleverd indien je identiteit en je relatie met betrekking tot de betrokkenen vaststaat in overeenstemming met de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Jouw persoonsgegevens worden enkel ingezameld en verwerkt om de door jou gevraagde informatie te verstrekken of om de door jou gevraagde dienstverlening online te realiseren. We beperken de verwerking van je persoonsgegevens steeds tot de beoogde doelstelling.

5. Rechtsgrond voor de verwerking van je gegevens

Wij verwerken jouw gegevens enkel als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben. Dit kan enkel:

om een wettelijke verplichting na te komen;
om onze taken van algemeen belang of een opdracht van openbaar gezag te vervullen;
om een overeenkomst uit te voeren;
wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven;
om een ernstige bedreiging voor jouw gezondheid te bestrijden.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30).

We delen jouw gegevens enkel met instanties mits expliciete toestemming van jou of als regelgeving ons daartoe verplicht.

Voor de verwerking van persoonsgegevens doen we een beroep op diverse IT-partners. Ons bestuur sluit als verwerkingsverantwoordelijke verwerkersovereenkomsten af met de IT-partners in kwestie met het oog op het maximaal garanderen van de privacy van de betrokkenen.

6. Welke personen of categorieën van personen kunnen jouw gegevens ‘ontvangen’ (bv. inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot je gegevens, voor zover zij die nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegang van medewerkers van bv. de dienst burgerzaken en de dienst ruimtelijke ordening is verschillend. De gegevens, ingezameld in het kader van het houden van een openbare bibliotheek zijn enkel toegankelijk voor de medewerkers van de bibliotheek.

Voor het uitvoeren van bepaalde taken doet het bestuur een beroep op ‘verwerkers’. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt;
intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om het gemeentelijke beleid te helpen uitvoeren (bv. voor woonbeleid);
…

Voor het uitvoeren van bepaalde taken deelt het bestuur persoonsgegevens met andere instanties. Voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens, stelt het bestuur met deze overheden een protocol op, overeenkomstig de bepalingen van het Vlaamse decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18/07/2008.

7. Gegevensdeling met derden

Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met derden, tenzij dit nodig is voor onze dienstverlening of wanneer de gegevensdeling wordt opgelegd door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. In de volgende gevallen kan een gegevensdeling aan derden wel plaatsvinden:

door ons ingeschakelde leveranciers: het is mogelijk dat we een externe partner bepaalde verwerkingen voor ons laten uitvoeren. In dergelijke situaties maken we met die derde(n) afspraken over o.a. het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens in een verwerkersovereenkomst;
op grond van wettelijke verplichtingen: in bepaalde omstandigheden zijn we verplicht om persoonsgegevens af te geven aan overheidsinstanties zoals politie, justitie, belastingsdiensten, enz. Wij geven jouw gegevens alleen maar door aan derden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
in het kader van samenwerkingen met andere takken van de overheid: deze samenwerkingen worden altijd vastgelegd in samenwerkingsakkoorden, kaderovereenkomsten of protocolakkoorden en gebeuren steeds in het kader van de correcte implementatie van de door de stad te leveren diensten. Er wordt steeds rekening gehouden met de geldende regelgeving inzake privacy.

Ons bestuur verwerkt jouw persoonsgegevens binnen de Europese Unie. Het bestuur gebruikt ook enkel IT-systemen die binnen de Europese Unie actief zijn. Indien er geen gelijkwaardig alternatief bestaat binnen de EU, dan kan het bestuur gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de EU, op voorwaarde dat deze toepassingen voldoende waarborgen bieden om te voldoen aan de Europese verordening.

8. Hoe worden jouw persoonsgegevens ingezameld?

Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt op drie manieren:

we vragen de persoonsgegevens rechtstreeks bij jou op;
we raadplegen bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid, zoals het rijksregister, de kruispuntbank sociale zekerheid, de dienst inschrijvingen voertuigen, patrimoniumdocumentatie, enz.;
we ontvangen jouw persoonsgegevens van andere overheidsinstanties, zorginstellingen, … in het kader van je aanvraag.

9. Beveiliging van de gegevens

Ons bestuur treft passende organisatorische, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van persoonsgegevens in ons bezit. De mate van beveiliging wordt bepaald door een gegevensbechermingseffectbeoordeling.

10. Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Je gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om onze dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

11. Archivering

Een verdere verwerking is mogelijk met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. In dit kader mogen persoonsgegevens langer bewaard worden. Dit wordt niet beschouwd als onverenigbaar met de initiële doeleinden.

12. Wat zijn je rechten?

Je hebt het recht om inzage te krijgen in de gegevens die wij over jou verwerken. Hiervoor kun je contact opnemen met de algemeen directeur via het e-mailadres algemeen.directeur@tienen.be, en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres gdpr@tienen.be. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). Je heb het recht om:

gegevens over jou te (laten) verbeteren (rectificatie): het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die ons bestuur heeft opgeslagen over jou niet (meer) correct zijn. Je kan altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten;
je gegevens te (laten) wissen: je kan steeds vragen om gegevens die het bestuur over jou bijhoudt te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk toegelaten is;
de verwerking van je gegevens te beperken;
je te verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens: wanneer je het niet eens bent met de manier waarop het bestuur bepaalde gegevens van jou verwerkt, dan kan je je daartegen verzetten. Wij zullen dit verzet inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen;
bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens;
te vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij: je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan ons bestuur hebt gegeven, aan jou of aan een derde partij over te dragen. Er gelden wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens;
je te verzetten tegen automatische profilering of direct marketing of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit: ons bestuur maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (logaritmes).

Wij kunnen je vragen om jezelf te legitimeren voordat wij gevolg kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Er geldt een uitzonderingsgrond op het verstrekken van informatie indien dit onevenredig veel moeite kost. Je kan ons retributiereglement raadplegen waarin de te volgen procedures en eventuele kosten terug te vinden zijn.

Recht op intrekken toestemming

Je hebt steeds het recht om jouw toestemming voor de verwerking van je gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens, of je hebt inbreuken vastgesteld, of je bent niet akkoord met een antwoord dat je ontvangen hebt op je vraag, of je hebt geen antwoord ontvangen van ons bestuur binnen de 30 dagen nadat de klacht ontvangen werd, kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens of de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
contact@apd-gba.be
Link naar klachtenprocedure VTC

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@toezichtcommissie.be
Link naar klachtenprocedure GBA

13. Cookiebeleid

Deze website maakt gebruik van cookies om verkeer en voorkeuren bij te houden, ter verbetering van de gebruikerservaring. De EU-wetgeving vereist dat we je informeren hoe we cookies gebruiken.

Wat zijn cookies?

Een cookie is een tekstbestandje dat door de server van een website in de browser van je computer of op je mobiel apparaat geplaatst wordt wanneer je de website raadpleegt. De cookie bevat een unieke code die toelaat om de browser te herkennen gedurende het bezoek aan de website (een zogenaamde 'session' cookie), of bij latere, herhaalde bezoeken (een zogenaamde 'permanente' cookie).

Cookies kunnen geplaatst worden door de server van de website die je bezoekt, of door partners waarmee deze website samenwerkt. De server van een website kan alleen de cookies lezen die hij zelf geplaatst heeft. Hij heeft geen toegang tot andere informatie die zich op je computer of mobiel apparaat bevindt. Cookies worden op je computer of mobiel apparaat gestockeerd in de folder van je browser. De inhoud van een cookie bestaat meestal uit de naam van de server die de cookie geplaatst heeft, een vervaldatum en een unieke cijfercode.

Cookies maken de interactie tussen de bezoeker en de website over het algemeen gemakkelijker en sneller en helpen de bezoeker om te navigeren tussen de verschillende onderdelen van een website. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud van een website relevanter te maken voor de bezoeker en aan te passen aan zijn persoonlijke smaak en behoeften.

Gebruik van cookies op de website

Op deze website worden verschillende soorten cookies gebruikt.

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig om uje in staat te stellen door de website te navigeren en alle functies ervan te gebruiken. Zonder deze cookies zullen bepaalde onderdelen van de website niet of niet optimaal werken. Deze cookies verzamelen geen gegevens die gebruikt kunnen worden voor marketingdoeleinden of om je surfgeschiedenis te onthouden.

Functionele cookies

Dit zijn cookies die het gebruiksgemak van de bezoeker verhogen. Zo is er bv. een cookie om te onthouden wat de voorkeuren van de bezoeker zijn bij de cookiebanner. Zo hoef je als bezoeker niet steeds opnieuw te accepteren.

Performantie cookies

Via de website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van 'Analytics'. Deze wordt gebruikt om informatie te verkrijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Aan de hand van deze informatie kan de site geöptimaliseerd worden.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven.

Verder wordt een cookie gebruikt om de werking van de site te monitoren en waar mogelijk te optimaliseren.

Third Party Cookies

Dit zijn cookies die geplaatst worden door externe partijen. Om bv. een deelfunctie mogelijk te maken op de websites via sociale media, wordt er door deze sociale netwerken een cookie geplaatst.

Cookiebeheer

Op de website van de stad Tienen wordt er doorverwezen naar externe sites via een aanklikbare link. Tijdens het bezoeken van deze externe sites kunnen eventueel ook cookies worden aangemaakt. Voor meer informatie over de aanmaak van cookies op zulke sites kan je het betreffende cookiebeleid raadplegen.

Het staat elke bezoeker vrij cookies niet te aanvaarden. De bezoeker die hiervoor kiest, kan een minder optimale surfervaring beleven op de website aangezien bepaalde functionaliteiten cookiegebonden zijn. Afhankelijk van de browser die de bezoeker gebruikt, zijn er stappen te volgen om cookies niet toe te laten en/of te verwijderen.

Hoe cookies verwijderen

Desktop

Internet Explorer (9, 10 en 11)

Klik op de knop 'Extra' (Tools). Dit is het tandwiel-pictogram rechts bovenin.
Ga naar Beveiliging'(Safety) > Browsergeschiedenis verwijderen (Delete browsing history).
Zorg dat er een vinkje staat bij Cookies en websitegegevens.
Vink eventueel andere zaken aan die je wilt verwijderen.
Klik op 'Verwijderen'.

Je kunt ook direct naar het 'Browsergeschiedenis verwijderen'-menu met de toetscombinatie Control + Shift + Delete.

Automatisch verwijderen: Extra (tandwiel-pictogram) > Internetopties > 'Browsergeschiedenis verwijderen bij afsluiten' aanvinken > OK

Chrome

Klik op de knop 'Google Chrome aanpassen en beheren'. Dit is het pictogram met de drie horizontale streepjes.
Ga naar 'Meer hulpprogramma's' > 'Browsergegevens wissen'.
Zorg dat er een vinkje staat bij Cookies en andere site- en plug-ingegevens.
Kies bovenaan achter 'De volgende items verwijderen voor' vanaf welk moment de cookies verwijderd moeten worden.
Klik op 'Browsergegevens wissen'.

Je kunt ook direct naar het 'Browsergegevens wissen'-menu met de toetscombinatie Control + Shift + Delete (PC) of Command + Shift + Delete (Apple).

Automatisch verwijderen: Google Chrome aanpassen en beheren (icoontje met drie streepjes) > Instellingen > Instellingen voor inhoud ... (Privacy) > Onder Cookies 'Lokale gegevens alleen bewaren totdat je je browser sluit' aanvinken > Gereed.

Firefox

Klik rechtsboven op 'Menu openen'. Dit is het pictogram met de drie streepjes.
Kies 'Voorkeuren'.
Ga naar 'Privacy'.
Zorg dat onder het titeltje 'Geschiedenis' staat: 'Firefox zal: Aangepaste instellingen gebruiken voor geschiedenis'.
Klik op de knop 'Cookies tonen'.
Klik op 'Alle verwijderen'.

Automatisch verwijderen: Menu openen (blokje met drie streepjes) > Voorkeuren > Privacy > 'Firefox zal: Aangepaste instellingen gebruiken voor geschiedenis' kiezen > 'Geschiedenis wissen zodra Firefox sluit' aanvinken > Instellingen ... > Zorgen dat 'Cookies' aangevinkt is > OK.

Safari

Ga in de menubalk naar 'Safari'.
Kies 'Voorkeuren'.
Ga naar 'Privacy'.
Kies bij Cookies en websitegegevens voor 'Verwijder alle websitegegevens'.
Kies in het dialoogvenster voor 'Verwijder nu'.

Mobiel

iphone / iPad

Ga naar 'Instellingen' > 'Safari'.
Kies 'Wis geschiedenis en websitedata'.
Tik op 'Wis geschiedenis en data' (iPhone) of 'Wis' (iPad).

Android

Ga in je browser naar 'Instellingen'. Afhankelijk van je toestel is dit de fysieke knop links naast de Start/-Homeknop, of het pictogram met de drie blokjes rechts bovenin.
Ga naar 'Instellingen' (Settings) > 'Privacy'.
Kies 'Persoonlijke gegevens verwijderen' (Delete personal data).
Zorg dat er een vinkje staat bij Cookies en sitegegevens (Cookies and site data).
Kies 'Verwijderen' (Delete).

Niet gevonden?

Staat de uitleg voor jouw browser(versie) er niet bij? Gebruik dan de Help-functie van je browser of google op 'Cookies verwijderen' in combinatie met jouw browsernaam en versienummer.