1.Verwerking van persoonsgegevens
Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met passende zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg over hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG/GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van de stad Tienen.
Dit betekent dat wij:
- persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- de verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming wanneer deze nodig is;
- passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- de rechten omtrent persoonsgegevens respecteren.
Voor definities van de in deze tekst gebruikte begrippen zoals 'Persoonsgegevens', 'verwerken', 'verwerkingsverantwoordelijke', enz. verwijzen wij naar de AVG: Inhoudsopgaaf EU algemene verordening gegevensbescherming (EU-AVG). Privacy/Privazy according to plan. (privacy-regulation.eu)
2. Tot wie kan je vragen richten?
Jouw persoonlijke gegevens worden verwerkt door Academie Regio Tienen (Grote Markt 3, 3300 Tienen).
Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kan je terecht bij de algemeen directeur van de Stad Tienen via het e-mailadres algemeen.directeur@tienen.be, en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres security@vera.be.
3. Minderjarigen
Indien je jonger bent dan 13 jaar, raden wij aan, vooraleer je je persoonsgegevens aan ons bezorgt, om:
- deze privacyverklaring samen met je ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) aandachtig te lezen;
- de toestemming van je ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) te vragen voor jouw (online) activiteiten op onze website of wanneer je een beroep doet op onze diensten of producten.
Wij vragen aan jouw ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) om:
- betrokken te zijn bij de (online) activiteiten op onze website en/of onze aangeboden diensten of producten;
- expliciete toestemming te geven bij het bezorgen van persoonsgegevens aan ons bestuur;
- expliciete toestemming te geven bij de aankoop van aangeboden diensten of producten.
4. Welke persoonsgegevens verwerken we en voor welke doeleinden?
De Academie Regio Tienen verwerkt je persoonsgegevens om de dienstverlening te kunnen uitvoeren.
ART verwerkt je gegevens niet voor commerciële doeleinden. Evenmin gebruikt de stad je gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat jij hiervoor je toestemming geeft.
Camerabewaking
Ons bestuur voorziet camerabewaking op het openbaar domein en aan onze gebouwen. Alle camera’s voldoen aan de vereisten zoals opgenomen in de huidige Camerawet van 2018. De camera’s zijn officieel aangegeven bij de politie als camera’s op een publiek toegankelijke besloten plaats. Deze bewakingscamera’s hebben tot doel om de stedelijke eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken, de naleving van het GAS-reglement te controleren en de openbare orde te handhaven.
De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Wanneer je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je gefilmd wordt, daarbij worden dan ook jouw persoonsgegevens verwerkt.
Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.
5. Rechtsgrond voor de verwerking van je gegevens
Wij verwerken jouw gegevens enkel als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben. Dit kan enkel:
- om een wettelijke verplichting na te komen;
- om onze taken van algemeen belang of een opdracht van openbaar gezag te vervullen;
- om een overeenkomst uit te voeren;
- wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven;
- om een ernstige bedreiging voor jouw gezondheid te bestrijden.
Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30).
We delen jouw gegevens enkel met instanties mits expliciete toestemming van jou of als regelgeving ons daartoe verplicht.
Voor de verwerking van persoonsgegevens doen we een beroep op diverse IT-partners. Ons bestuur sluit als verwerkingsverantwoordelijke verwerkersovereenkomsten af met de IT-partners in kwestie met het oog op het maximaal garanderen van de privacy van de betrokkenen.
6. Welke personen of categorieën van personen kunnen jouw gegevens ‘ontvangen’ (bv. inkijken, aanpassen, beheren)?
De personeelsleden van onze academie hebben toegang tot je gegevens, voor zover zij die nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
Voor het uitvoeren van bepaalde taken doet het bestuur een beroep op ‘verwerkers’. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:
- ICT-bedrijven waar Academie Regio Tienen mee samenwerkt;
- OVSG;
- KOOGO;
- Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming;
- Artoso
7. Gegevensdeling met derden
Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met derden, tenzij dit nodig is voor onze dienstverlening of wanneer de gegevensdeling wordt opgelegd door of krachtens een wet, decreet of ordonnantie. In de volgende gevallen kan een gegevensdeling aan derden wel plaatsvinden:
- door ons ingeschakelde leveranciers: het is mogelijk dat we een externe partner bepaalde verwerkingen voor ons laten uitvoeren. In dergelijke situaties maken we met die derde(n) afspraken over o.a. het gebruik, de beveiliging en de geheimhouding van gegevens in een verwerkersovereenkomst;
- op grond van wettelijke verplichtingen: in bepaalde omstandigheden zijn we verplicht om persoonsgegevens af te geven aan overheidsinstanties. Wij geven jouw gegevens alleen maar door aan derden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
- in het kader van samenwerkingen met andere takken van de overheid: deze samenwerkingen worden altijd vastgelegd in samenwerkingsakkoorden, kaderovereenkomsten of protocolakkoorden en gebeuren steeds in het kader van de correcte implementatie van de door de stad te leveren diensten. Er wordt steeds rekening gehouden met de geldende regelgeving inzake privacy.
Academie Regio Tienen verwerkt jouw persoonsgegevens binnen de Europese Unie. Onze academie gebruikt ook enkel IT-systemen die binnen de Europese Unie actief zijn. Indien er geen gelijkwaardig alternatief bestaat binnen de EU, dan kan het bestuur gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de EU, op voorwaarde dat deze toepassingen voldoende waarborgen bieden om te voldoen aan de Europese verordening.
8. Hoe worden jouw persoonsgegevens ingezameld?
Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt op drie manieren:
- we vragen de persoonsgegevens rechtstreeks bij jou op;
- we raadplegen bovenlokale authentieke gegevensbronnen van de overheid
9. Beveiliging van de gegevens
Academie Regio Tienen treft passende organisatorische, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige verwijdering, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde aanpassing, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, misbruik en enige andere onwettelijke vorm van verwerking van persoonsgegevens in ons bezit. De mate van beveiliging wordt bepaald door een gegevensbechermingseffectbeoordeling.
10. Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
Je gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om onze dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.
11. Archivering
Een verdere verwerking is mogelijk met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. In dit kader mogen persoonsgegevens langer bewaard worden. Dit wordt niet beschouwd als onverenigbaar met de initiële doeleinden.
12. Wat zijn je rechten?
Je hebt het recht om inzage te krijgen in de gegevens die wij over jou verwerken. Hiervoor kun je contact opnemen met de algemeen directeur via het e-mailadres algemeen.directeur@tienen.be, en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres security@vera.be. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). Je heb het recht om:
- gegevens over jou te (laten) verbeteren (rectificatie): het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die onze academie heeft opgeslagen over jou niet (meer) correct zijn. Je kan altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten;
- je gegevens te (laten) wissen: je kan steeds vragen om gegevens die de academie over jou bijhoudt te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk toegelaten is;
- de verwerking van je gegevens te beperken;
- je te verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens: wanneer je het niet eens bent met de manier waarop het bestuur bepaalde gegevens van jou verwerkt, dan kan je je daartegen verzetten. Wij zullen dit verzet inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen;
- bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens;
- te vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij: je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan ons bestuur hebt gegeven, aan jou of aan een derde partij over te dragen. Er gelden wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens;
- je te verzetten tegen automatische profilering of direct marketing of een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit: onze academie maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (logaritmes).
Wij kunnen je vragen om jezelf te legitimeren voordat wij gevolg kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Er geldt een uitzonderingsgrond op het verstrekken van informatie indien dit onevenredig veel moeite kost. Je kan het retributiereglement van de Stad Tienen raadplegen waarin de te volgen procedures en eventuele kosten terug te vinden zijn.
Recht op intrekken toestemming
Je hebt steeds het recht om jouw toestemming voor de verwerking van je gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je jouw toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.
Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit
Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens, of je hebt inbreuken vastgesteld, of je bent niet akkoord met een antwoord dat je ontvangen hebt op je vraag, of je hebt geen antwoord ontvangen van ons bestuur binnen de 30 dagen nadat de klacht ontvangen werd, kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens of de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
contact@apd-gba.be
Link naar klachtenprocedure VTC
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@toezichtcommissie.be
Link naar klachtenprocedure GBA